Hinweisgebersystem

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und internen Vorgaben hat bei uns höchste Priorität. Nur wenn wir uns gesetzeskonform und integer verhalten, schützen wir unser Unternehmen, unsere Mitarbeiter und unsere Geschäftspartner.

Aber wo Menschen arbeiten, können auch Fehler gemacht werden. Um hier den gesetzlichen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) gerecht zu werden und Hinweisen auf Verstöße bzw. Fehlverhalten fair und angemessen nachgehen zu können, haben wir ein Hinweisgebersystem eingeführt.

An das Hinweisgebersystem können Verdachtsfälle und Regelverstöße vertraulich und nach Wunsch auch anonym gemeldet werden.

Darunter fallen beispielsweise Verstöße gegen das Kartell- und Wettbewerbsrecht, gegen umweltrechtliche Vorgaben, gegen Menschenrechte sowie Hinweise auf Korruption, Diebstahl, Geldwäsche und sonstiges strafrechtliches Handeln.

Neben Mitarbeitern können Geschäftspartner und sonstige Dritte insbesondere Hinweise auf Verletzungen von menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten und die damit einhergehenden Risiken abgeben.

Zu den menschenrechtlichen Pflichten zählen unter anderem das Verbot von Kinderarbeit, der Schutz vor Sklaverei und auch das Verbot der Missachtung des Arbeitsschutzes. Zu den umweltbezogenen Aspekten gehören zum einen Stoffe, welche eine Gefährdung von Menschen und Umwelt darstellen und zum anderen Handlungen oder Umstände, die unter Umständen zu Verletzungen von Menschenrechten führen können.

Eine Meldung kann dabei in allen Sprachen eingereicht werden. Bei Bedarf wird eine Übersetzung veranlasst.

Bitte bedenken Sie gerade bei anonymen Meldungen, dass der Hinweis so konkret wie möglich formuliert ist und gegebenenfalls auch Unterlagen beigefügt werden, die Ihren Verdacht stützen.

Zudem ist es hilfreich, wenn Sie der Meldestelle für weitere Fragen zur Verfügung stehen. Andernfalls kann der Sachverhalt nicht erörtert werden und ggf. auch keine Mitteilung über den Gang des Verfahrens erfolgen.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten finden Sie in unserem Datenschutzhinweis.

Verfahren

Nach Eingang der Meldung erhält die hinweisgebende Person fristgerecht eine Eingangsbestätigung durch die Meldestelle. Dies gilt auch für den Fall einer anonymen Meldung über den Postweg, sofern ein zur Abgabe von anonymen Meldungen vorgesehener Meldekanal, wie z.B. über einen Dritten (Anwalt bzw. beauftragte Person) genutzt wird oder eine anderweitige anonyme Kontaktmöglichkeit hinterlassen wird.

Im Anschluss daran wird die Meldung sorgfältig auf Plausibilität geprüft. Sollten weitere Informationen notwendig sein, wird die Meldestelle, sofern möglich, mit der hinweisgebenden Person in Kontakt treten, um weitere Informationen zu erlangen.

Bei Vorliegen konkreter Anhaltspunkte für einen Verstoß werden ggf. eine interne Untersuchung sowie ggf. weitere entsprechende Folgemaßnahmen bzw. Abhilfemaßnahmen (z. B. Verbesserung interner Prozesse) eingeleitet.

Die Informationen werden im Rahmen eines fairen und vertraulichen Prozesses, insbesondere im Hinblick auf die Identität der hinweisgebenden Person, sowie unter Wahrung datenschutzrechtlicher Belange bearbeitet. Ferner wird der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit beachtet.

Eine Benachteiligung oder Bestrafung der hinweisgebenden Person aufgrund einer Beschwerde über einen tatsächlichen oder vermuteten Verstoß wird grundsätzlich nicht geduldet. Zu diesem Zwecke haben wir insbesondere eine unabhängige Meldestelle und die Möglichkeit, eine anonyme Meldung abzugeben, eingerichtet.

Mit den hinweisgebenden Personen wird, sofern möglich, entsprechend der jeweils gesetzlichen Vorgaben Kontakt gehalten und gegebenenfalls der Sachverhalt erörtert. Zudem werden die Hinweisgebenden fristgerecht über den Gang des Verfahrens unterrichtet.

Eine Weitergabe mitgeteilter Informationen erfolgt nur an diejenigen Personen, die zur Bearbeitung der Meldung befasst sein müssen, soweit dies zur Sachverhaltsermittlung zwingend erforderlich ist.

Alle eingehenden Hinweise werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen dokumentiert, aufbewahrt und gelöscht.

Unser Beschwerdeverfahren wird regelmäßig hinsichtlich seiner Wirksamkeit geprüft und bei Bedarf verbessert.

Kontakt

Um den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber und Betroffene zu garantieren, haben wir eine unabhängige Vertrauensstelle eingerichtet, die atarax Unternehmensgruppe. Vertrauen ist deren Geschäft, hier sind Sie in guten Händen.

Zur Abgabe einer Meldung stehen Ihnen folgende Kommunikationswege zur Verfügung:

• per Telefon unter: +49 160 / 96210839 (Montag - Freitag von 08.30 - 17.00 Uhr, außer an Feiertagen)
• per E-Mail an: compliance@atarax.de
• schriftliche Meldung auf dem Postweg an:
  atarax Unternehmensgruppe
  Luitpold-Maier-Str. 7
  D-91074 Herzogenaurach
• Auf Anfrage des Hinweisgebers ist es über diese Kanäle auch möglich, innerhalb eines angemessenen Zeitraums im Rahmen eines vertraulichen persönlichen Treffens eine Meldung zu erstatten.
• digitales Hinweisgebersystem unter wirthwein.whistleblower-system.de